Proibir reuniões aumenta a produtividade da empresa?:betpix365 moderno baixar

"Precisa haver um objetivo muito específico e não um brainstorm geral que você pode fazer com outras ferramentas", explica Potrel. "Na maioria das vezes, o trabalho preparatório para uma chamada faz você compreender que você não precisa dela."

Para Potrel, a rígida política sem reuniões foi liberadora. "Ela melhorou o meu trabalho", segundo ele. "Parece que você consegue organizar o seu próprio tempo,betpix365 moderno baixarvezbetpix365 moderno baixarter outros organizando para você. Para as pessoas criativas, isso significa que você pode se concentrar nas suas próprias capacidades, onde você agrega valor — e não discutir assuntosbetpix365 moderno baixarreuniões."

Ao contráriobetpix365 moderno baixarPotrel, muitos trabalhadores passam grande parte do seu diabetpix365 moderno baixarsalasbetpix365 moderno baixarreuniões e chamadas virtuais. Muito desse tempo é desperdiçado. Antes da pandemia, uma pesquisa com 1.945 trabalhadores feita pela empresabetpix365 moderno baixarconsultoria Korn Ferry concluiu que 67% dos participantes sentiam que reuniõesbetpix365 moderno baixarexcesso prejudicavam a eficácia do seu trabalho, enquanto 34% desperdiçavam até 5 horas por diabetpix365 moderno baixarreuniões sem sentido.

Essa culturabetpix365 moderno baixarreuniões sobe até o topo das organizações e, ironicamente, também prejudica seus promotores: a pesquisa mostrou que as reuniões impedem a maior parte dos gerentesbetpix365 moderno baixarconcluir seu trabalho, com executivos passando,betpix365 moderno baixarmédia, cercabetpix365 moderno baixar23 horas por semanabetpix365 moderno baixarreuniões.

O trabalho remoto apenas amplificou o problema do excessobetpix365 moderno baixarreuniões, com as conversas casuais ao lado das mesas sendo substituídas por chamadasbetpix365 moderno baixarmeia hora,betpix365 moderno baixarmédia, na plataforma Zoom.

Uma análise dos convites para reuniõesbetpix365 moderno baixarfuncionáriosbetpix365 moderno baixar21,5 mil companhias globais, conduzida pela Harvard Business School, nos Estados Unidos, concluiu que, embora as reuniões fossem,betpix365 moderno baixarmédia, 12 minutos mais curtas que antes da pandemia, as pessoas estavam comparecendo a 13% mais reuniões do que antes e a médiabetpix365 moderno baixarconvidados aumentoubetpix365 moderno baixar14%.

Mais reuniões, para mais funcionários, significam diasbetpix365 moderno baixartrabalho mais fragmentados — o que prejudica a produtividade. Surge a fadiga do Zoom e o riscobetpix365 moderno baixarburnout aumenta.

As empresas estão observando a situação e cada vez mais companhias instituem os dias sem reuniões. Mas essa política realmente protege os trabalhadores? Ou, na prática, ela pode gerar consequências indesejadas — mais confusão, e-mails, conversas laterais — e criar ainda mais trabalho?

Como surgiram as reuniões

Os seres humanos são seres sociais por natureza. O nosso instintobetpix365 moderno baixarnos reunirmos para criar estratégias e compartilhar ideias é anterior à civilização moderna, que dirá à cultura organizacional.

"Nós nos reunimos desde a era das cavernas", explica Steven Rogelberg, diretorbetpix365 moderno baixarCiência das Organizações da Universidade da Carolina do Nortebetpix365 moderno baixarCharlotte, nos Estados Unidos. "As reuniões são uma manifestação das tendências humanas."

Com o surgimento dos trabalhadores do conhecimento — aqueles que usam principalmente seus conhecimentos, informações e inteligência para desenvolver seus trabalhos —betpix365 moderno baixarmeados do século 20, as empresas mudaram gradualmente da liderança com basebetpix365 moderno baixarcomando e controle para a colaboração.

Ao longo do tempo, as organizações se tornaram mais horizontais e menos hierárquicas. À medida que floresciam as startups, a noçãobetpix365 moderno baixarcoletivo também crescia. As reuniões se tornaram o melhor processo para permitir o surgimentobetpix365 moderno baixarideias, inspirando a inovação.

"Nós evoluímos até reconhecer que as equipes podem chegar mais longe com o processobetpix365 moderno baixarinteração com os demais, ouvindo o que os funcionários têm a dizer e criando oportunidadesbetpix365 moderno baixarsinergia", afirma Rogelberg. "Por isso, embora a atividadebetpix365 moderno baixarreunião seja parte da natureza humana, ela é também uma evolução da forma como realmente dirigimos e interagimos com as pessoas."

Quando a tecnologiabetpix365 moderno baixarvideoconferência se tornou mais sofisticada ao longo dos anos 2010, as reuniões deixarambetpix365 moderno baixarser restritas ao tamanho da sala ou ao horáriobetpix365 moderno baixartrabalho. Mas estar permanentemente disponível traz consequências.

"As pessoas são inundadasbetpix365 moderno baixarpedidosbetpix365 moderno baixarreunião", acrescenta Rogelberg. "Ficou muito fácil invadir os cronogramas das pessoas. Elas não pensam — simplesmente clicambetpix365 moderno baixar'sim' para o convite."

Embora as reuniões possam fazer com que as equipes pensembetpix365 moderno baixarconjunto, alinhem seus pensamentos e tomem decisões, as reuniões funcionam melhor quando são poucas e espaçadas entre si. Sem objetivos claros, as reuniões perdem o foco. Muitas vezes, elas ficam inchadas: o que deveria ser uma rápida conversa individual torna-se uma chamadabetpix365 moderno baixaruma hora convocando equipes inteiras.

"Ainda enfrentamos problemas com as reuniões e temos um longo caminho a percorrer", segundo Rogelberg. "Existem muitas questões: a escassezbetpix365 moderno baixartreinamento significativo, faltabetpix365 moderno baixarfeedback sobrebetpix365 moderno baixarformabetpix365 moderno baixarcondução e pouco oferecimentobetpix365 moderno baixaroportunidades pelos líderes para garantir que todos colaborem."

Os efeitosbetpix365 moderno baixarcadeia das reuniões improdutivas refletembetpix365 moderno baixartodo o diabetpix365 moderno baixartrabalho, alémbetpix365 moderno baixarocuparem o tempo dos funcionários. A síndrome da recuperaçãobetpix365 moderno baixarreuniões, durante a qual os funcionários ficam ruminando após as reuniões, pode prejudicar a produtividade.

Mudanças constantesbetpix365 moderno baixarcontexto têm um custo: elas são uma formabetpix365 moderno baixarmultitarefas, que o nosso cérebro não foi construído para desempenhar. "Cada vez que você mudabetpix365 moderno baixaratençãobetpix365 moderno baixarum assunto para outro, há um custo a pagarbetpix365 moderno baixartermosbetpix365 moderno baixartempo e energia", segundo explica Sahar Yousef, neurocientista cognitiva da Universidade da Califórniabetpix365 moderno baixarBerkeley, nos Estados Unidos.

Ferramentas novas e melhores?

Por isso, é fácil imaginar que algumas companhias tenham proibido as reuniões, seja permanentemente oubetpix365 moderno baixardias específicos da semana.

Muitas startups da área técnica, que frequentemente empregam trabalhadores remotosbetpix365 moderno baixardiferentes fusos horários, como a TheSoul Publishing, priorizam comunicações assíncronas (como e-mail e outros serviçosbetpix365 moderno baixarmensagens)betpix365 moderno baixarsubstituição às chamadas ao vivo. Mas, desde o início da pandemia, entre o trabalho híbrido e preocupações relativas à sobrecarga do Zoom, chefesbetpix365 moderno baixaroutros setores também estão repensando seus hábitosbetpix365 moderno baixarreunião.

A startup Asana, com sede nos Estados Unidos, que fornece ferramentasbetpix365 moderno baixargestão do trabalho para empresas, proibiu reuniõesbetpix365 moderno baixartoda a companhia às quartas-feiras. Suas pesquisas globais demonstraram que as reuniões desnecessárias aumentarambetpix365 moderno baixaruma hora por semana,betpix365 moderno baixarmédia, desde a pandemia.

Sua própria proibição é "um compromisso com o foco e o fluxo", segundo Anne Raimondi, chefebetpix365 moderno baixaroperações e negócios da Asana. "Desde os designers, passando pelos programadores, até os funcionários que atendem clientes — todos têm tarefas que somente pode ser realizadasbetpix365 moderno baixarblocosbetpix365 moderno baixartempo sem interrupções."

A proibição das reuniões uma vez por semana não apenas oferece mais tempo para que os funcionários da Asana concentrem-se no seu trabalho, segundo Raimondi, mas também possibilita estruturasbetpix365 moderno baixarreunião mais robustas durante os diasbetpix365 moderno baixartrabalho restantes. "O dia sem reuniões no meio da semana é útil para o fluxobetpix365 moderno baixartrabalho — todos sabem que têm tempo para trabalhar com profundidadebetpix365 moderno baixaralgo relativo à estratégia ou planejamento. Tenho então a oportunidadebetpix365 moderno baixarelaborar boas agendas para quando nos reunirmos."

A TheSoul Publishing foi ainda mais longe ao proibir a realizaçãobetpix365 moderno baixarreuniões. Os e-mails internos também foram proibidos, o que significa que seus roteiristas, animadores e editores podem concentrar-se quase exclusivamente no trabalho criativo. Em vezbetpix365 moderno baixarchamadas diretas, incentiva-se o usobetpix365 moderno baixarcomunicação escritabetpix365 moderno baixarprogramas como o Slack. Mas as reuniões não são substituídas por uma avalanchebetpix365 moderno baixarmensagens diretas.

"Nós usamos plataformas otimizadas para comunicação assíncrona", explica Potrel. "Isso significa que as informações são transparentes, concisas e disponíveis para todos — a qualquer momento ebetpix365 moderno baixarqualquer lugar. Os negócios evoluíram e as reuniões não são uma ferramenta moderna. Temos hoje instrumentos melhores para gerenciar e organizar as informações."

Mesmo as sessõesbetpix365 moderno baixarbrainstorm da companhia não acontecem pessoalmente. As ideias são apresentadas por escrito para análise das equipesbetpix365 moderno baixarprodução. Mas Potrel não acredita que isso signifique que os funcionários não tenham mais conexões humanas.

"Quando as pessoas se concentram na tarefa que têmbetpix365 moderno baixarmãos, elas formam relações profissionais", segundo ele. "Elas interagem com as demais rumo ao mesmo objetivo. Elas podem compartilhar interesses nos canaisbetpix365 moderno baixarSlack e encontrar-se fora do trabalho. Você não precisabetpix365 moderno baixarmomentosbetpix365 moderno baixarsocializaçãobetpix365 moderno baixarreuniões para que as pessoas se sintam conectadas."

Iniciativas bem intencionadas?

A retirada das reuniões das agendas pode parecer um ganhobetpix365 moderno baixarprodutividade para todos. Asana e a TheSoul Publishing estabeleceram proibiçõesbetpix365 moderno baixarreuniões logo após abetpix365 moderno baixarfundação; suas políticas são profundamente enraizadas nabetpix365 moderno baixarcultura corporativa.

Mas a proibiçãobetpix365 moderno baixarreuniõesbetpix365 moderno baixarcompanhias jábetpix365 moderno baixarfasebetpix365 moderno baixarcrescimento é uma tarefa muito mais difícil. Raimondi conta que estevebetpix365 moderno baixarorganizações que tentaram criar normasbetpix365 moderno baixarreuniões e estabelecer proibições, mas seu impacto foi limitado. "Você tenta evitar um dia cheiobetpix365 moderno baixarligações, mas mesmo assim acaba tendo até três quartos do dia ocupados."

Uma dificuldade comum é o fatobetpix365 moderno baixarque chamadas improdutivas no Zoom são simplesmente transferidas para o dia anterior ou seguinte ao dia sem reuniões. E, pior, gerentes com horários estendidos às vezes ignoram as políticas da companhia.

Eles veem uma lacuna na agenda dos funcionáriosbetpix365 moderno baixarum dia sem reuniões e programam uma ligaçãobetpix365 moderno baixaruma hora. Nesse momento, os funcionários imaginam que a reunião deve ser importante e se sentem obrigados a atender — e uma iniciativa bem intencionada acaba sendo contraproducente. "As pessoas que criam as políticas não necessariamente as obedecem", segundo Rogelberg.

Pode haver também outras consequências indesejadas. As reuniões podem ser uma forma surpreendentemente eficientebetpix365 moderno baixartrocar informações. Sem alternativas definidas, uma rápida questão durante uma reuniãobetpix365 moderno baixaratualização pela manhã pode ser substituída por uma troca contínuabetpix365 moderno baixare-mails — e um diabetpix365 moderno baixartrabalho é gasto cuidandobetpix365 moderno baixaruma caixabetpix365 moderno baixarentrada sem fim.

E, embora Potrel afirme que não perde a conexão sem reuniões, alguns especialistas defendem que as reuniões nos fornecem benefícios necessáriosbetpix365 moderno baixarcolaboração.

"Acho que as reuniões presenciais podem realmente ser eficazes", afirma Eleanor O'Mahony, da plataformabetpix365 moderno baixarcomunicação com funcionários Workvivo, com sede na Irlanda. "É muito mais fácil fazer sessõesbetpix365 moderno baixarbrainstorm sem mudançasbetpix365 moderno baixarcenário. Já as reuniões funcionais podem ser virtuais. É tudo questãobetpix365 moderno baixaruso do meio certo no momento certo."

A tendênciabetpix365 moderno baixareliminação das reuniões é razoavelmente nova. Existem poucos dados concretos para defender se ela funciona e quais são as perdas incorridas.

É por isso que a maior parte das discussões a respeito aborda episódios isolados. Mas, aparentemente, sem abandonar as questões pré-existentes, a proibição total das reuniões simplesmente transporta o problema para outro lugar.

Rogelberg defendebetpix365 moderno baixarreforma e não a exclusão. Para ele, "o objetivo não é eliminar as reuniões; é eliminar as más reuniões".

Ele sugere agrupar as chamadas,betpix365 moderno baixarforma que os funcionários tenham blocosbetpix365 moderno baixartempo definidos para que o trabalho flua. "Reduzir o tamanho e a duração das reuniões, você pode devolver o tempo aos trabalhadores. Você precisa realizar as tarefas difíceis — alterar as reuniões e seu ecossistema para que elas sejam mais eficazes. Simplesmente proibi-lasbetpix365 moderno baixaruma tarde não é suficiente", afirma Rogelberg.

Leia a versão original desta reportagem (em inglês) no site BBC Worklife.

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